Die meisten jungen Transportfirmen scheitern nicht am Auftragsmangel, sondern an Kosten und Pflichten, die im ersten Jahr unterschätzt wurden. Die folgenden zehn Punkte kommen aus der Praxis und sind nach ihrer Nähe zur Lizenz sortiert: Die ersten drei können die Erlaubnis gefährden, die übrigen kosten Geld.
1. Lenk- und Ruhezeiten als verhandelbar behandeln
Die Vorschriften stehen nicht zur Disposition, auch nicht auf Druck eines Auftraggebers, der eine Lieferung noch am selben Abend will. Zeichnet sich eine Überschreitung ab, etwa weil kein Parkplatz frei ist, informieren Sie den Auftraggeber frühzeitig, statt die Zeit zu überziehen. Die Auswertung der Lenk- und Ruhezeiten ist eine der Kernpflichten des Verkehrsleiters, Verstöße schlagen auf die Zuverlässigkeit des Unternehmens durch.
2. Ladungssicherung nicht kontrollieren
Die Sicherung ist bei jeder Ladung zu prüfen, nicht nur bei kritischen Gütern. Wichtig zu wissen: Die Verantwortung liegt nicht allein beim Fahrer, auch der Verlader haftet für die Ladungssicherung. Eine dokumentierte Kontrolle schützt beide Seiten.
3. Steuern und Beiträge nicht einplanen
Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft fordern Vorauszahlungen an, oft im selben Quartal. Melden Sie sich proaktiv bei der BG Verkehr an, statt auf die automatische Post nach der Gewerbeanmeldung zu warten. Legen Sie ein separates Rücklagenkonto an, auf das jeder Zahlungseingang anteilig geht. Offene Beitragsrückstände fallen spätestens bei der nächsten Unbedenklichkeitsbescheinigung auf.
4. Die Kosten je Fahrzeug nicht kennen
Ohne Break-even-Rechnung pro Lkw, Fixkosten plus variable Kosten, ist jeder Preis geraten. Rechnen Sie den Punkt aus, ab dem ein Fahrzeug im Monat trägt, und prüfen Sie jeden Auftrag dagegen.
5. Liquidität mit Umsatz verwechseln
Ein voller Auftragsbestand hilft nicht, wenn die Zahlungsziele der Kunden länger sind als Ihre eigenen Verpflichtungen. Steuern Sie aktiv: Abschlagszahlungen vereinbaren, Skonti anbieten, Factoring prüfen und ein Mahnwesen einrichten, bevor die erste Rechnung überfällig wird.
6. Zu teuer tanken
Kraftstoff ist der größte variable Posten, und die Unterschiede sind größer als vermutet. Beispielrechnung: drei Cent Ersparnis je Liter, 10.000 km im Monat, ein Verbrauch von 25 Litern je 100 km ergeben 75 € im Monat, rund 900 € im Jahr je Fahrzeug, bei fünf Fahrzeugen etwa 4.500 € im Jahr. Vergleichen Sie Tankkarten und Konditionen, auch für AdBlue.
7. Reifenverschleiß ignorieren
Luftdruck, Profiltiefe und Spureinstellung entscheiden über die Laufleistung. Runderneuerte Reifen kosten etwa die Hälfte eines Neureifens, in Summe sind je nach Einsatzprofil Einsparungen bis rund 40 % möglich. Eine regelmäßige Kontrolle gehört ohnehin zur Fahrzeugüberwachung.
8. Ein Gebrauchtfahrzeug ohne Wartungsvertrag kaufen
Bei einem gebrauchten Lkw ist die einzelne Reparatur der Posten, der eine junge Firma umwerfen kann. Ein Wartungsvertrag macht die Instandhaltung planbar und hält den Ausfall kurz.
9. Maut als unveränderliche Fixkosten hinnehmen
Die Maut lässt sich nicht abschalten, aber die Route beeinflusst sie. Prüfen Sie bei wiederkehrenden Strecken den Vergleich aus Mautkosten und Fahrzeit, statt immer die kürzeste Strecke zu fahren.
10. Keine Daten sammeln
Der am häufigsten übersehene Punkt. Ohne Verbrauchs-, Auslastungs- und Kostendaten je Fahrzeug lässt sich keiner der neun Punkte davor steuern, sondern nur schätzen. Ein einfaches Transportmanagement-System oder eine konsequent gepflegte Tabelle reicht für den Anfang.
Die Punkte 1 bis 3 fallen in den Aufgabenbereich des Verkehrsleiters. Wer diese Pflichten dokumentiert erledigt, hat bei einer Kontrolle durch das BALM die Nachweise beisammen.
